UNIDAD 5: PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo, las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo.

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.

TAMAÑOS DE LOS CAMPOS:

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.
Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)

Los campos Autonumérico son Entero largo.
A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

Formato de campo

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Número o Moneda.


Máscara de entrada


Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___)
Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.
Si deseas más información sobre la personalización de máscaras de entrada haz clic aquí .

Título


Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

Valor predeterminado


El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor.

Regla de validación


Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente.

Texto de validación

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.


Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

Indexado

Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

UNIDAD 4: MODIFICAR TABLA DE DATOS

COMO MODIFICAR UNA TABLA DE DATOS

• Modificar el diseño de una tabla: Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición tendremos que realizar una modificación en su diseño: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual:
  
• Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior.
  Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.
  Para añadir un nuevo campo,ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo.
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• Introducir y modificar datos en una tabla.

• Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:
  Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.
  Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción en el menú contextual.
  Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistasde objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño.
  




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  Cada fila nos sirve para introducir un registro, escribir el valor del primer campo del registro.
  Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro, cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.
  En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla.


Hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla.

• Y para suprimir un registro
  
• Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaña Inicio.
  
• Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
  Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.

1. Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:
   La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla.
   El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.
   Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es tres.
   Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación:
   


2. para ir al primer registro de la tabla.
   


3. para ir al registro anterior en la tabla.
   


4. para ir al registro siguiente en la tabla.
   


5. para ir al último registro de la tabla.
   


6. para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.
   


7. Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma:
   


8. Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual.
   Escribir el número del registro al cual queremos ir.

Pulsar INTRO.

También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

si lo que queremos es remplazar un registro devemos ir a La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y además un cuadro para introducir el valor de sustitución, el cuadro Reemplazar por: y un botón Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botón Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitución.

La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y además un cuadro para introducir el valor de sustitución, el cuadro Reemplazar por: y un botón Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botón Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitución.

UNIDAD 3: CREAR UNA TABLA DE DATOS

Aquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temas siguientes y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2007

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla

Vista diseño es el método que muestra Plantillas de tabla, crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint

Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:

despues aparesera otra tabla donde se mostrara como queda la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla, a continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas, En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo, y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda.

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo

La clave principal

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica.

Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo.

UNIDAD 2: COMO CREAR UNA BASE DE DATOS

Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.

En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos.

Despues debemos indicar el nombre de la base de datos con la que vamos a trabajar.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

Cerrar la base de datos.

Cerrando Access:
Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.
O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.

Sin cerrar Access:En el Botón de Office , elegir la opción Cerrar base de datos.

Abrir una base de datos. solo damos clic en el icono para poder abrir la base de datos ya creada..

UNIDAD 1: ELEMENTOS BASICOS DE ACCESS

Arrancar y cerrar Access 2007

Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven las barras de herramientas y como haser una buena tabla de datos.

Veremos las dos formas básicas de iniciar Access 2007.

Desde el botón Inicio situado, hacer clic sobre el botón buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa. Y asi el programa iniciara automaticamente.

Para cerrar Access 2007:

• 
  
  Hacer clic en el botón cerrar


• 
  
  Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el


• 
  
  botón Salir de Access .

La pantalla inicial

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar , Imprimir o Deshacer .

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access

El Botón de Office

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... ETC.

La barra de estado

barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información